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Mark Cuban reuniones de negocios

Solo hay una razón por la que Mark Cuban aceptaría ir a una cita de negocios. Suena bien.

Si no conoces a Mark Cuban te comento que es el dueño de los Mavericks de Dallas. Sale en Shark Tank, versión estadounidense. Tiene muchas compañías. Es un hombre de negocios. Como dice Jeff Haden, después de haberlo visto en un evento de Inc., es una persona agradable,

Tal vez lo conozcas, pero lo que no sabías es que odia las reuniones.

Dice: “La única manera en que me pondrás en una reunión es si me escribes un cheque”

Se oye presuntuoso, pero no lo es: Escribir un cheque significa que el propósito de la reunión no es “explorar” y “discutir” o generar “lluvia de ideas”, sino tomar decisiones y actuar en esas decisiones.

La posición de Cuban sobre las reuniones de igual manera deja ver otra cosa. Aunque no pienses que estás escribiendo un cheque mientras tienes una reunión en particular, si tienes tu propio negocio, lo estás haciendo.

Piensa en la última reunión que tuviste. Añade la tarifa por hora de todos en el recinto. Luego factoriza el costo de oportunidad por cada persona con la que podrías estar logrando algo en esa habitación. Luego factoriza lo que podrías estar haciendo en lugar de tu reunión.

Luego recuerda lo siguiente: Escribiste un cheque por esa reunión.

1. Solo agenda el tiempo que necesitas.

Todos pensamos en números redondeados, en parte porque la mayoría de las agendas están predefinidas con intervalos de 30 o 60 minutos. Estamos programados para esperar que las cosas empiecen y terminen en ciertos tiempos, digamos, 8:30 o 10 o 14:30: números “redondos”.

Eso significa que una reunión a las 9 es típicamente programada para que termine a las 9:30, incluso si solo necesitaras 10 minutos para tomar una decisión.

Es como el síndrome de la casa-más-grande: Después de comprar una casa más grande, de alguna manera la llenas con muebles, incluso si no necesitas más muebles.

Además, existe el factor “por si acaso”: Vendrán todos, así que agendemos un tiempo extra, “por si acaso”.

¿Qué es lo que pasa siempre? Llenamos el tiempo

En lugar de eso, decide por encima del tiempo, cuánto debe durar la reunión si solamente nos enfocamos a lo que necesitamos lograr. Sin rellenos. Sin “por si acaso”. Dile a todos que la reunión terminará en cierto tiempo, pase lo que pase.

Luego mantente. Será difícil al principio, pero la gente rápidamente se adaptará y estará más enfocada y productiva.

Deja la información fuera de la agenda

La agenda no debe incluir las palabras información, recapitular, revisar o discutir.

Las grandes reuniones a menudo tienen agendas que no se definen en más de una oración, como Determinar la fecha de lanzamiento del producto” o “Elegir al desarrollador de software para el rediseño de la base de datos”.

¿Información? Compártela antes de la reunión. Si tengo que tomar una decisión durante una reunión, ¿No debería tener ya toda la información que necesito para tomar una decisión adelantándome al tiempo? Envía por adelantado documentos, reportes, etc. a los participantes.

Tener una reunión para compartir información es nada productivo y desperdicia el tiempo de todos.

Nota del autor: Qué flojera

Corta el “pensar en voz alta”

Si alguien en la reunión dice, “Estoy pensando en voz alta…” córtalo. Inmediatamente.

¿Por qué? Sus pensamientos deberían ya estar ordenados. Deberían mostrarse ideas concretas basadas en la información que se compartió previamente. No dejes que la gente reflexione acerca de los conceptos a medio cocinar y que solo quieran compartir porque sienten que deben participar, o porque quieren verse inteligentes.

Sí es una sesión de tormenta de ideas “excelente”. De otra forma, pide que las personas lleguen preparadas con pensamientos completamente formados.

Empieza a tiempo. Sin importar nada.

Pasa todo el tiempo. Unas pocas personas llegan temprano, una empieza a platicar con la persona que va a liderar la reunión. La habitación se llena y es tiempo de empezar, pero la conversación no ha terminado, así que el líder del equipo sigue charlando por unos minutos más para no verse maleducado. (O está enamorado de su propia voz.)

Así que los demás se sientan y esperan y esperan hasta que terminen.

Charla lo que quieras antes de la reunión, pero cuando es tiempo de empezar, empieza. Di “necesitamos iniciar, nos ponemos al corriente después”, y empieza la reunión a tiempo.

Siempre establece responsabilidades

Las grandes reuniones resultan en decisiones, pero una decisión no es una decisión si alguien no se la lleva. Di qué. Di quien. Di cuando.

Nunca dejes que esa propiedad sea confusa o nada clara. Un objeto de acción sin un dueño es como un huérfano — es responsabilidad de alguien más.

Lo que significa que rápidamente se convertirá en la responsabilidad de nadie.

Nunca publiques minutas de las reuniones largas.

Las minutas de las reuniones deberían incluir temas de acción. Establece lo que se decidió, lo que se debe hacer, quien es responsable de hacerlo, cuándo será hecho, y nada más.

Nunca incluyas temas como, “Se discutió la posibilidad de reorganizar las responsabilidades departamentales”. Si todo lo que hiciste fue discutir la reorganización, entonces 1) Que pena por ti por no tomar una decisión, y 2) incluir una “discusión” en un resumen implica que las discusiones grupales que no resultan en decisiones, no valen la pena.

No des credibilidad a las discusiones generales incluyéndolas en el resumen de la reunión. La gente podría llegar a pensar que tienen valor.

Nunca des seguimiento como grupo

Asignar responsabilidades significa que individuos específicos son responsables, no el equipo visto como un todo.

Así que no veas al equipo completo para medir progreso. No gastes el tiempo de los demás. Reúnete con la gente responsable. Dales seguimiento individualmente.

Si así lo deseas, la gente responsable puede enviar por correo sus progresos al resto del grupo. Pero no hay necesidad de unir al grupo para que cada uno escuche lo que se ha hecho.

Una vez que ésto se ha encarrerado, el único tiempo que necesitarás es cuando más decisiones deban ser tomadas, o cuando quieras celebrar el éxito y alabes a las personas que merezcan reconocimiento.

Nunca, nunca, nunca te reúnas solo para promover “unión de equipo”

Los miembros del un equipo no necesitan trabajar bien juntos. No necesitan reunirse para pasarla bien o crear lazos para trabajar bien juntos.

Las grandes relaciones de negocios son creadas cuando la gente trabaja bien junta, siguiendo una meta común y son capaces de contar el uno con el otro al hacer su parte, comprometerse, hacer que las cosas se hagan, producir beneficios tangibles y lograr metas significativas.

De otra forma, la relación es más interpersonal que productiva.

Es tu trabajo construir un equipo productivo. Deja que tus colaboradores establezcan sus relaciones interpersonales en su propio tiempo.

No te preocupes. Lo harán, y cuando establezcan esas relaciones por ellos mismos, en oposición a una sesión de estilo “hacer equipo”, esas relaciones serán más genuinas.

Traducido del artículo de Jeff Haden en inc.com

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